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Cómo llevar a cabo reuniones en línea exitosas

Mantenerse conectado es clave para una organización productiva

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La fuerza laboral remota está en su apogeo a nivel mundial y mantenerse conectado es clave para una organización productiva, no importa si es grande o pequeña. Las reuniones en línea son una excelente manera de sentirse conectado con sus compañeros de trabajo y compañeros de equipo. Reunirse con todos virtualmente es una manera eficiente de mantener la normalidad fuera de la oficina. En este blog, estamos desglosando las claves para liderar una reunión en línea de manera exitosa.

Enviar invitaciones con alertas recordatorias

Al crear su reunión, asegúrese de incluir un título claro y un plan de acción. De esta manera, sus asistentes podrán preparar cualquier pregunta o comentario que puedan tener sobre el contenido que se discutirá. En sus invitaciones a reuniones, asegúrese de configurar un recordatorio de calendario para los asistentes. Las alertas de recordatorio ayudan a su equipo a cumplir con el cronograma y prepararse para su reunión, desde cualquier lugar. IPVideoTalk de Grandstream permite que el anfitrión de la reunión envíe estas invitaciones, personalice los mensajes y establezca recordatorios automáticos para los asistentes, todo desde la misma plataforma.

Prepárese con anticipación

Antes de la reunión programada, asegúrese de probar la plataforma para asegurarse de saber cómo organizar la sesión correctamente y familiarizarse con los controles. Cuanto más comprenda la plataforma en la que está trabajando, más fluida puede ser su reunión. IPVideoTalk permite a los anfitriones cambiar de presentadores, sacar de la sesión a un asistente, administrar la función de chat, compartir su pantalla y mucho más. Otra parte importante de la preparación para una reunión exitosa es realizar prácticas de su presentación y puntos de discusión para garantizar un mensaje claro y conciso.

No importa el tamaño de su negocio o reunión, siempre debe tener un equipo que lo ayude a dirigir la reunión. Antes de su presentación, haga que un compañero de equipo revise sus puntos de conversación y presentación por cualquier error de ortografía y asegure un mensaje coherente a través de los ojos de otra persona. Mientras realiza la presentación, puede asignar a otro miembro del equipo para monitorear la función de chat y abordar cualquier pregunta o comentario que pueda filtrarse a través de él.

Finalmente, asegúrese de tener una fuente de alimentación de respaldo y que su computadora u otro dispositivo de conferencia esté completamente cargado para que no encuentre dificultades técnicas evitables, inesperadas. Una reunión técnicamente fluida es un estrés menos del que preocuparse, especialmente para reuniones remotas donde el soporte técnico de su oficina no siempre está disponible.

Tener un espacio designado para su reunión

Ya sea que organice su reunión desde su casa, una cafetería o la oficina, asegúrese de tener un espacio designado para presentar. Esto asegurará que tenga un fondo claro, un entorno tranquilo y un espacio de trabajo cómodo para ayudarlo a usted y a su audiencia a centrarse en el contenido de la reunión.

No te olvides de dar seguimiento después

Al igual que las invitaciones y los recordatorios, los correos electrónicos de seguimiento son igual de importantes para tener una experiencia exitosa en una reunión general. Asegúrese de incluir sus puntos de discusión y la presentación en su correo electrónico de seguimiento para que tengan la información fácilmente disponible y puedan enviar cualquier pregunta que les haya quedado pendiente y que tal vez no haya tenido tiempo de hacer.

Organizar reuniones remotas en línea es fácil cuando te preparas para el éxito. Con la ayuda de la plataforma IPVideoTalk Meetings de Grandstream, está más que preparado para quedarte en casa y seguir comunicado